AppointIMS - sistem/program/aplikacija za zakazivanje

AppointIMS je web program aplikacija za zakazivanje tj. upravljanje zakazanim terminima u kompaniji. Podesan za korišćenje u bilo kojoj ustanovi koja ima potrebu za zakazivanjem termina: frizerski saloni, medicinske ordinacije, logopedi, psihijatri, psiholozi, kozmetički saloni, stomatološke ordinacije, za upravljanje i organizovanje sastancima i planiranje svog vremena.

Program se sastoji iz sledećih elemenata koji su svi neophodni kako bi se omogućio detaljan i pregledan i smislen način za upravljanje zakazivanjima:

• Korisnici - zaposleni sa različitim dozvolama i ulogama,
• Klijenti sa svim neophodnim podacima,
• Usluge sa spiskom usluga i ostalim podacima o uslugama kao što su cena i vreme trajanja izvršenja konkretne usluge,
  
• Zakazaivanja za upravljanje zakazanim terminima.

Sistem je veoma jednostavan i nakon podataka o uslugama i korisnika se može koristiti. Kako bi u potpunosti funkcionisao neophodno je definisati i lokacije koje su u opticaju, upisati podatke o klijentu i nakon toga pokrenuti zakazivanje pri čemu se definiše ko je od zaposlenih odgovvoran za novog klijenta, koju uslugu je potrebn o izvršiti koliko će to trajati na kojoj lokaciji i uz unošenje bilo kakve napomene.

Osnovne funkcionalnosti programa za zakazivanje

Spisak zakazanih termina 

Početna strana ove komponente je prikaz spiska zakazanih termina. Tabela sa spiskom zakazanih termina i mogućnošću izmene podataka ili brisanja, klikom na odgovarajuću ikonu iz poslednje dve kolone (Izmeni i/ili Izbriši) u odgovarajućem redu.

Novo zakazivanje

Forma za unos novog zakazivanja sa svim neophodnim podacima: Ime i prezime - upisuje se nekoliko slova a sistem nudi odgovarajuće pacijente iz baze, Kozmetičar/Zaposleni - izbor odgovarajućeg zaposlenog iz padajućeg menija, Usluga - izbor usluge/intervencije koju je potrebno izvršiti, Datum i vreme - automatski se prikazuje forma za izbor datuma a vreme se podešava klikom na ikonicu sata , Lokacija - izbor lokacije/sale/ordinacije u kojoj će se obaviti usluga, Trajanje - nakon izbora usluge sistem automatski popuni ovo polje, ali se može i izmeniti ukoliko je potrebno (trajanje usluge u minutima kako bi sistem znao koliko da blokira slotova pri sledećim zakazivanjima i da na pravi način vizuelno prikaže zakazan termin u vremenskim slotovima i Info - bilo koja bitna informacija. Novo zakazivanje se može obaviti i klikom na slot iz nekog od prikaza (određeno vreme i određeni zaposleni) pri čemu se otvara forma u kojoj su već popunjeni podaci o terminu tj. vremeni i zaposlenom koji izvršava uslugu. U zaglavlju forme je potrebno odrediti da li se radi o novom ili postojećem klijentu. Ako je nov, automatski se otvara forma za upis podataka o klijentu, a ukoliko je postojeći otvara se forma za pretragu postojećih klijenta i već prilikom unosa jednog karaktera sistem nudi klijente koji u svom imenu, srednjem imenu ili prezimenu imaju taj karakter.

Kretanje kroz kalendar / korišćenje pomoćnog menija aplikacije za zakazivanje

Osnovni prikaz je spisak zakazanih termina, međutim može se menjati prikaz korišćenjem D, N i M linkova iz menija prikazanog na slici iznad:

• D - dnevni prikaz, prikazuje današnje termine,
• N - nedeljni prikaz, tekuća nedelja i
• M - mesečni prikaz, tekući mesec.

Koristeći ikonice duplih strelica i korisnik se može kretati kroz odgovarajuće prikaze tj. ukoliko je dnevni prikaz, klikom na prikazaće se jučerašnji zakazani termini, klikom na prikazaće se sutrašnji termini. Slično je i za nedeljni, odnosno mesečni prikaz - prikazaće se termini zakazani za prošlu/sledeću nedelju, odnosno termini zakazani za prošči/naredni mesec. Sa leve strane pomoćnog menija se automatski prikazuju svi zaposleni upisani u bazu, kojima je dodeljena uloga Kozmetičar. Pikazani podaci (dnevno, nedeljno ili mesečno) se mogu filtrirati klikom na ime i prezime zaposlenog i prikazaće se samo njegovi zakazani termini u trenutno izabranom prikazu (ako je po danu u izabranom danu, ako je mesečni prikaz za izabran mesec itd). Slično, izborom određene lokacije prikazaće se termini u određenom prikazu (mesečni, nedeljni, dnevni) koji su zakazani u toj lokaciji, sali, ordinaciji (Sve, 1,2,3). U mesečnom prikazu se može ući u dnevni prikaz klikom na odgovarajući datum pri čemu se otvara prozor sa prikazom dnevnih termina i slotovima odakle se može izvršiti novo zakazivanje.

Potvrda dolaska u programu AppointIMS za zakazivanje termina

Moguće je izvršiti potvrdu dolaska klijenta i potvrdu izvršene usluge i to tako što se klikne na plavi kružić (kada je miš na njemu postane narandžast) koji se nalazi u prikazu podataka o zakazanom terminu koji se prikazuje u vidu malom iskačućeg prozora, kada se klikne na odgovarajući termin iz dnevnog ili nedeljnog prikaza ili prikaza sa naslovne strane.